某行业大会选址在景色宜人的西双版纳，风光虽好，可参会的媒体的行程却略显乏累与曲折。多数媒体从北京动身，北京直飞西双版纳的飞机每天只有一班，且夜里23点多抵达，就在飞机快着陆时，由于天气缘由航班无法着陆，只好备降昆明。最终媒体只能在昆明留宿一夜，其次天起早赶往西双版纳参与下午的活动。此时，媒体已经精疲力尽，有的干脆不去会场而干脆前往酒店休息了。
带媒体去外地参与活动，你必需额外考虑很多事情。
1考虑媒体活动地点时，不要支配不便利到达，或当地有确定担忧全因素的地方。如九寨沟、西藏等。
2出门在外确定留意媒体的个人财务和食品平安。工作人员可事先为媒体购买人身保险，并提示媒体留意饮食平安，不到环境差的地方吃饭。
3带媒体赴外地参与活动。尽量支配媒体提前一天到达目的地。正式活动前，不要给媒体支配过于激烈的消遣活动。
4预算足够的状况下，最好允许记者单间，如职能合住要提前了解记者的相互关系和个人习惯（像是否素食、吸烟等）。分房表要保证工作人员人手一份，这是刚好联系记者的利器，特殊是在国外。
5航班预定原则：尽量选择大飞机以保证平安和团体出票率；避开预定当天最终一班航班；为了便利管理，给媒体供应1-2个时间合适的航班供其选择。
6带媒体出国，一张便于携带的通联卡必不行少，上面有组办方联系人、酒店电话、酒店地址、导游或领队信息。
7意外状况难以避开，要在人力可控的状况下提前做好预案。
8如有消遣等个人消费项目，需提前将预算告知媒体，如不负担个人消费，也需提前在给媒体的温馨提示里面说明。
9带媒体出去活动的行程不宜支配太满，给媒体留出确定的自由活动和购物时间。
10如支配景点游玩项目最好请专业导游。一方面，导游可以供应更为专业的服务；另一方面，公关人员可以利用这个机会与媒体增进感情，而不只是以服务旅行为主。
11带媒体出国前要留出足够的打算时间，让媒体办理护照、签证等事宜。
12如旅行中须要转机，且转机时间超过3小时，则需提前做好等待期间的支配
13如外地活动要送媒体纪念品，则不宜送过重、易碎或太占空间的礼物。
方薇：除了上述必需牢记在心的须知外，最重要的是责任心和多想一步的细致，只有这样才能防微杜渐。
