案例①

年度旗舰产品发布会即将结束，你和同事分别联络几家联系好的专访媒体打算会后专访。但当你通知一个大牌记者时，他却把你叫到一边，介绍另一位你从来没有见过的媒体记者，并要求带她一起专访。

怎么办？假如干脆拒绝显得有点太不给大牌记者面子，假如答应又担忧现场会节外生枝。这让你有点进退两难······

此时你应当做些什么

你可与大牌记者私下沟通，了解他们的关系和采访背景等状况，并告知他你的难处。如能就此谢绝最好。

假如对方仍执意参与，你确定要干脆与这个新媒体记者沟通，了解其专访缘由、所关切问题等。如推断OK，可以同意她加入专访。但不管其是否接受，你均可提出“要优先既定记者提问”的要求。

刚好将此状况告知发言人、相关领导和同事，并在专访室内做好座位等支配。

专访现场留意这位新媒体，专访后确定要留意跟进沟通，以保证其报道客观精确。

 

案例②

周五下午五点，在深圳某酒店举办的近百家媒体参与的重要活动即将圆满结束。不料此时天气陡变，原本在汕头登陆的强台风突然移至深圳。小部分记者匆忙自驾车离开，但更多的媒体却被狂风骤雨堵在了会场······

此时你应当做些什么

总原则：记者参与我们公司的活动，我们就应对他们负责。除了冷静、专业应对外，还要从人性化动身，尽可能为他们供应更多帮助。

快速指定一位公关人员出面，向媒体通报状况并安抚心情，告知我们的应对措施和联络人。

立刻组织各种资源，如车辆（包括公司的车和出租车）、饮用水、食品、休息场地、通讯设备等，以保证长时间滞留的状况下，全部人员可以得到妥当的支配并与家人取得联系，并帮助记者在恶劣天气过后平安刚好回家。

记得给每个自驾车回去的记者打电话，确定其平安到家。

假如时间倒流

假如遭受极端天气，首先力争将活动改期实行。

假如不得不如期实行，确定提前打算极端天气应对预案，如支配车辆、打算食物、饮用水等。

务必提前提示媒体留意天气。

 

案例③

媒体说明会现场，事先邀请的30家媒体已经接连入场，这时突然又有10余家媒体不请自到聚集在会场门口要求进场，并与试图阻拦的保安和公关公司发生冲突。他们大声质问：“我们对今日的说明会内容也特别感爱好，为什么不行以入场？”“同样是媒体，我们要求公允对待！”······有的电视媒体还将摄像机对准正在疲于说明的公关人员和现场混乱场面，还有记者试图冲进会场，状况即将失控······

此时你应当做些什么

不管是否允许这些媒体进场，他们既然来了就确定会报道。与其激怒他们，不给任何说明和素材让他们情愿去写，不如退一步安抚他们心情，尽可能多达成相互理解，争取最好的报道结果。

支配一名公关人员出面，作为公司代表及这一突发状况的统一出口，避开多人同时面对媒体，口径不一反而激怒媒体的状况出现。

立刻向领导请示，尽可能请媒体进去。同时确定要向他们说明因场地有限，不能保证每个人都有座位和提问机会。

活动结束后，与这一部分记者逐一沟通，感谢他们关注，并请其支持理解、客观报道。

假如时间倒流

会前做好充分的预估和打算。出于报道时效、行业、场地、预算等多方面考虑，我们不行能邀请全部媒体参与，因此难免会出现媒体闻风而至的状况，但我们要尽可能的保证现场可控。

前期支配会议场地时，留出一些富有空间；并多打印一些新闻资料备用。

提前打算一两个媒体较好接受的理由，比如场地有限、会议打算时间紧、只邀请了某一类媒体（如日报、财经类媒体）等；

在会场门口支配有阅历的公关人员负责应对，确定不能只依靠保安阻拦。

指定专人作为媒体接口，统一应对。并提前告知发言人、主持人及相关领导可能出现的状况及应对预案。

如活动的确只想针对小范围媒体，可将通知媒体的时间尽量推后，并采纳电话通知的方式。例如其次天早上的发布会，可在前一晚22点后再电话逐一通知。

 

案例④

一个200家媒体参与的产品发布会即将起先。因媒体到达比较集中，签到台前一度有些拥挤忙乱。签到高峰过后整理时发觉，有人冒充XX记者签到并领走了资料和礼品。假如遭受这种假记者——“会虫”，我们该如何识别和防范呢？

如何识别

会虫通常出没于举办活动常见的五星级酒店，一般在人数众多的大型活动中出现。

到会场后不立刻签到，而是在外围留连观望；或到签到台前，不主动自报家门而是闷头查看签到表；或是先到签到台前视察，离开后拿一张名片返回。

对会议资料或礼品的关注远远超过对会议本身。

如何防范

签到表上只写明媒体名称，不要出现被邀记者的具体姓名。

发觉疑似会虫，可佯做整理签到台收起签到表，同时请其报上所属媒体及姓名，出示名片，并请来负责该媒体的公关人员接待、核实。

如其称受被邀记者托付而来，可告知“我们未收到该记者通知，稍等我们电话联系他一下”，立刻联系被邀媒体确认。

 

案例⑤

新闻发布会上，主持人宣布进入媒体提问环节。没想到，十几秒过去了竟无人响应，场面特别尴尬······

此时你该做些什么

提示主持人再进一步暖一下场。例如说：“看来各位记者挚友还有点不好意思，要不就是还沉醉在刚才的精彩发言中呢！······”

然后，主持人可再回顾发布会的概要信息，以进一步启发和激励，同时也给媒体更多思索时间。

同时，你和同事应就近或通过短信方式向在场关系密切的记者求助，请他提问。

如仍无人主动提问，你可以提示主持人以友好轻松方式点名一个日常关系良好的记者首先提问。通常状况下，既已点名到自己头上，记者一般不会在这种场合下拒绝你。

假如时间倒流

设计活动流程时，公关人员要依据发布内容及阅历进行评估，并提出专业看法。如感到媒体现场可能不会有很多问题，不妨提出缩短或取消Q&A环节的建议。

如需保留Q&A环节但又担忧冷场，可以提前与两到三位关系良好，行事妥当的记者沟通，请他们主动提问。具体问题也要提起了解，或者由我们给出备用问题。

预埋问题的做法并非作秀，而是抛砖引玉，为带动更多记者提出问题。