1邮件主题确定要清晰，让媒体收到后可一眼明白核心信息。记者每天会收到大量邮件，因此他们往往会通过邮件标题推断内容，确定是否阅读。建议邮件标题至少包括两部分内容：一是公司名称，二是邮件的核心内容。
例：发布新闻稿时，邮件标题可以是“腾讯新闻：腾讯金山互联网平安月正式启动”。
2邮件正文要逻辑清晰，语言简洁，避开大段文字。假如内容较多，可用“一、二、三”的序号方式表述，重点处还可用加黑、标红或下划线方式强调。段落之间可用空行。让人舒适地阅读、清晰地展示重点是好邮件的标准。
3邮件必需带有附件时，最好把附件内容同时粘贴到正文内，便利阅读的同时避开了媒体无法或不敢打开附件的问题。假如附件太长，可在正文排列重点。
4媒体往来邮件确定要运用公司正式签名文档，避开用个人化的夸张符号或特性签名。
5发送前确定再次检查收件人是否正确、是否写了邮件主题、标题是否精确、附件是否添加、正文有无错别字等。以上任何一个错误出现都会降低信息传播效率，给人留下“做事不专业”的印象。
【专家说】俞竹平：对于电脑上邮件客户端软件中的“自动补齐邮件地址”能要特殊留意。避开误发邮件（同名不同姓，甚至同名同姓），造成困扰。
6给媒体群发邮件时，确定要选择密送方式。因为有些记者并不希望其他人知道自己的私人邮箱；同时也避开有竞争关系的媒体同时获得一个信息时产生的冲突和尴尬。
7不要讲公司内部邮件干脆转发给记者。
【专家说】赵丹：邮件是特别正式的沟通工具，在发出给对方之前要充分意识到，这封邮件可能随时被转到任何人的邮箱中。所以这种书面沟通工具尤为留意敏感性。
8收到媒体邮件确定要刚好答复，如问题无法马上解决，也要以“收到您的邮件，我会尽快处理并给您回复”等方式简略告知。
【专家说】李国威：休假和外出回来记得取消为此设置的邮件自动回复。
